Hallo Reader

Vor ein paar Wochen hatte ich ein Gespräch mit einem erfolgreichen Unternehmer. Er führt eine Dienstleistungsfirma. Hat ChatGPT für die ganze Firma abonniert, damit auch seine Mitarbeiter sicher auf die Geschäftsdaten zugreifen können.

Investiert. Eingerichtet. In Betrieb. Bis hierhin alles richtig gemacht.

Trotzdem stockt es. Zum Beispiel beim Kunden-Onboarding warten die Mitarbeiter regelmässig. Worauf? Auf ihn. Weil er nach einem Kundengespräch keine Zeit hat das Formular auszufüllen, bevor er in den nächsten Termin geht. Der Ablauf hängt weiterhin an einer einzigen Person.

Er hatte das Werkzeug gekauft. Was ihm fehlte, war ein Ablauf.

Das Adoption-Problem

"Welches KI-Tool soll ich einsetzen?" ist die Frage, die in fast jedem Unternehmer-Gespräch zuerst kommt. Verständlich. Es gibt mittlerweile tausende Tools, jede Woche neue. Wer den Markt ernsthaft scannen will, verliert eine Woche und entscheidet sich am Ende für das, dessen Website am professionellsten war.

41% der deutschen Unternehmen mit 20+ Mitarbeitern nutzen heute KI. Fast doppelt so viele wie im Vorjahr (Bitkom KI-Studie 2026).

Sie haben ein Tool. Aber wie sie es einsetzen, um etwas zu verändern, wissen die wenigsten.

Das ist das Adoption-Problem.

Was fehlt, ist die richtige Reihenfolge der Fragen. Und solange "welches Tool?" zuerst kommt, war die Antwort schon falsch, bevor sie überlegt wurde.

Was wirklich passiert

Zurück zum Unternehmer. Er hat ein Werkzeug eingebaut, ohne vorher zu verstehen, wo die Engpässe in seinem Betrieb wirklich sitzen. Das Tool macht nichts an dem Punkt, der seine Firma bremst. Der Engpass ist nicht reduziert. Er ist nur mit einer schickeren Oberfläche umgeben.

Das ist die Standardfalle. Der Unternehmer kauft das Tool als Operator. "Schneller arbeiten, mehr schaffen." Aber das, was er bräuchte, ist der Architekten-Move:

• Zuerst verstehen, wo die grössten Engpässe wirklich sitzen
• Dann überlegen, wie diese Engpässe reduziert werden können
• Erst danach den Ablauf neu zeichnen
• Und ganz am Schluss das passende Werkzeug dazu auswählen

Das ist ein anderes Denken. Kein Tool-Suchen.

Eine Diagnose, gefolgt von Design.

Die richtige Reihenfolge und das Last-Mile-Problem

Drei Fragen, in dieser Reihenfolge:

1. Wo sind heute meine grössten Engpässe?
   Nicht "wo könnte KI helfen?", sondern "wo bleibt regelmässig etwas liegen, weil es auf mich oder eine einzelne Person wartet?" Schreib drei auf. Mehr brauchst du am Anfang nicht.
2. Wie kann ich diesen Engpass reduzieren, reproduzierbar und ohne mich?
   Wer macht was, wann, mit welchem Input und welchem Output. Diese Übung scheitert, wenn ein Schritt nur in deinem Kopf existiert. Genau das ist die wertvolle Information.
3. Welches Werkzeug passt in diesen Ablauf?
   Erst hier kommt das Tool ins Spiel. Und plötzlich ist die Frage nicht mehr "welches?", sondern "welches macht genau diesen einen Schritt für mich automatisch?"

Die Harvard Business Review hat dafür einen Namen: das Last-Mile-Problem. KI scheitert nicht an der Technologie. Sie scheitert am letzten Meter der Übersetzung zu einem echten Ablauf.

Deine Übung diese Woche

• Nimm einen Block Papier. Schreibe drei Engpässe auf, die regelmässig in deiner Firma auftreten und auf dich warten.
• Wähle einen aus. Beschreibe zuerst, woran es genau hängt und warum.
• Dann zeichne den Ablauf, wie er aussehen müsste, damit du nicht mehr im Weg stehst. Schritte, Input, Output.
• Erst danach denkst du ans Tool. Wenn der Ablauf klar ist, wird die Tool-Frage klein. Du suchst nicht mehr nach "einem KI-Tool". Du suchst nach dem, das genau diesen einen Schritt für dich übernimmt.

Ich bin sehr daran interessiert, wie es bei euch läuft.
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Auf deinen Erfolg,

Marco
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P.S.

Leite dies bitte an einen Unternehmer weiter, der von dieser Sichtweise profitieren könnte.

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